Prevenção de perdas: como implementar de fato no seu negócio

As perdas e furtos ainda representam um grande desafio para as empresas brasileiras, especialmente no setor varejista. Além de impactarem diretamente nos rendimentos do negócio - que é o primeiro efeito notado -, essas ocorrências podem afetar a motivação dos funcionários e até mesmo a cultura organizacional. Afinal, lidar com prejuízos que poderiam ter sido evitados pode ser bastante frustrante.

Um estabelecimento com altos níveis de perda operacional também pode sofrer consequências no comportamento de seus clientes. Uma margem de lucro frágil, geralmente refletida nos preços das prateleiras, pode afastar aqueles menos fiéis. Além disso, a sensação de insegurança em uma loja com muitos furtos pode minar a confiança dos clientes honestos na marca como um todo.

É evidente que prevenir é sempre melhor do que remediar. Neste artigo, vamos explorar diferentes abordagens para sofisticar suas estratégias de prevenção de perdas, envolvendo a equipe, processos, tecnologias e indicadores. E o melhor: isso pode ser mais simples do que parece!

Portanto, fique conosco e descubra como aprimorar a gestão de seu negócio. Com as estratégias adequadas, é possível minimizar as perdas e maximizar os lucros de forma sustentável.

O que é prevenção de perdas?

O conceito de prevenção de perdas é simples: consiste em um conjunto de atividades, processos, tecnologias e indicadores aplicados na redução de perdas em um negócio. Cada modelo de negócio tem suas necessidades específicas, que devem ser cuidadosamente estudadas para garantir a maior eficácia possível.

Perdas são inevitáveis em qualquer atividade comercial, especialmente em negócios de grande escala. No entanto, é importante lembrar que mesmo que elas existam, não podem ser toleradas. A prevenção de perdas não é um investimento secundário que pode esperar pelo crescimento do negócio, mas sim uma medida essencial para garantir o crescimento sustentável e sólido do empreendimento!

O que são perdas operacionais?

A perda operacional é um termo utilizado para se referir a qualquer produto que não seja vendido e pago ou investimento que não gere lucro devido a falhas operacionais. Estas falhas podem ter origem diversa, como problemas de logística, processos ineficientes ou comportamentos inadequados dos clientes ou funcionários.

Para entender e lidar com as perdas operacionais no varejo, é importante compreender que elas são geradas por uma variedade de fatores que afetam o fluxo de vendas e os resultados financeiros do negócio. Abaixo, destacamos os tipos centrais de perdas operacionais no varejo, bem como suas respectivas subdivisões:

Perda financeira (ou perda direta)

São as perdas que envolvem furto e avaria de produtos dentro da loja ou ainda no estoque. Veja:

• Furtos: nos piores casos, os furtos podem representar uma soma alta para o estabelecimento, em especial quando o negócio não possui qualquer sistema antifurto ou de vigilância. Outro ponto que merece nota são os furtos internos, quando membros da equipe de trabalho afanam itens do estoque ou do salão.

• Assaltos: fatalidades como assaltos e depredações violentas também são contabilizadas como perdas, e costumam lesar a empresa de maneira brusca, afetando em especial o capital de giro.

• Quebras: defeitos causados nos produtos durante o seu manuseio, seja por funcionários ou clientes. Alguns nichos de varejo sofrem mais com as quebras, em especial aqueles que trabalham com produtos frágeis.

• Itens com etiquetas trocadas: tipo de perda que ocorre quando clientes mal intencionados trocam a etiqueta de um produto mais caro por uma de um produto mais barato, deixando de pagar o valor integral da mercadoria.

• Violação de embalagem: muitos produtos deixam de ser comercializáveis por terem sido violados na gôndola. É um tipo de perda muito comum no varejo de cosméticos.

• Consumo dentro do estabelecimento: o evento se torna uma perda quando não há pagamento pelo produto consumido. Vigilância e conscientização de clientes são duas das principais estratégias para combatê-lo.

• Inadimplência: tipo de perda sofrida por varejistas com ticket médio mais elevado que vendem a prazo. Pode significar um prejuízo considerável ao caixa e impossibilitar a operação do negócio.

• Fraude: fraudes de devolução, reembolso e troca podem repercutir no caixa da empresa se não houver políticas claras para tais operações.

Perda por falha administrativa

São falhas nos processos de administração da loja, e representam a maior parcela dos prejuízos. Alguns exemplos:

• Deterioração: armazenamento ruim, exposição ao sol, umidade ou sujidade, transporte inadequado, pragas e falta de refrigeração são falhas administrativas que causam a deterioração de produtos ainda dentro do prazo de validade. Evitar a deterioração exige correções na estrutura física e na operação do negócio, mas os retornos de prevenção tornam o investimento válido.

• Vencimento: produtos que perderam o prazo de validade e ainda resistem no estoque representam um tipo grave e bastante comum de perda administrativa. Para evitá-la, é necessário prezar pela boa organização dos produtos na gôndola e estudar o melhor processo de reposição para cada produto.

• Precificação incorreta: vender produtos por preços inferiores à média do mercado também é uma perda! Realizar a precificação adequada usando mecanismos como o markup e outros indicadores é essencial para preveni-la.

• Ruptura de estoque: chamamos de ruptura de estoque a falta de produtos para venda, o que ocasiona a perda de uma oportunidade de lucro.

Esse tipo de perda acontece quando o investimento em pessoal não dá o devido retorno produtivo, e exige atenção redobrada do time de RH. Entenda:

• Absenteísmo: é a soma dos períodos de ausência do funcionário ao ambiente de trabalho, seja por faltas, atrasos ou saídas antecipadas.

• Presenteísmo: neologismo criado por especialistas em recursos humanos para denominar ocasiões em que o funcionário está presente na empresa, mas não se aplica por completo às atividades que realiza e não se conecta de fato ao ambiente de trabalho.
• Roubo de tempo: é realização de atividades escusas ao trabalho durante a jornada. Costuma vir acompanhada do presenteísmo e é mais um indício de que o clima organizacional precisa ser revisado.

Aplicando o pentágono de perdas na sua loja

Aumentar as vendas é importante, mas não é a única forma de aumentar a margem de lucro. Na verdade, a prevenção de perdas desempenha um papel fundamental nesse equilíbrio, e fortalecer esses processos em seu negócio pode ser a chave para o sucesso.

Felizmente, não é necessário fazer isso sozinho. Existe uma metodologia atualizada e bem aceita no meio empresarial que pode ajudar os gestores a criar um sistema estratégico e sustentável de prevenção de perdas. Desenvolvida pelo administrador Anderson A. Ozawa, essa metodologia consiste em cinco elementos igualmente importantes e interdependentes. Se bem estabelecidos, esses elementos garantem a diminuição ou mitigação de todos os tipos de perdas que foram descritos anteriormente. São eles:

Processos

Processos são o coração de qualquer empresa e são cruciais para atingir seus objetivos. O "como fazer" precisa ser testado, validado e bem documentado, com clareza e organização. No entanto, mais importante do que isso, é garantir que esses processos sejam incorporados na rotina diária da equipe, para que eles se tornem parte da cultura da empresa e sejam realmente eficazes.

Para que os processos de prevenção de perdas funcionem de verdade, é necessário realizar revisões regulares e antecipar fragilidades potenciais. Não é suficiente apenas implantar os processos; é preciso monitorá-los constantemente para garantir que as coisas estejam ocorrendo como o previsto e elaborar estratégias para lidar com possíveis falhas no plano.

A revisão periódica dos processos é importante para detectar quaisquer ineficiências e corrigi-las antes que se tornem problemas maiores. Isso pode incluir a identificação de áreas de alto risco e a implementação de medidas de segurança adicionais, bem como a análise das causas raiz de qualquer perda e a implementação de soluções permanentes. Somente assim é possível garantir que os processos estejam integrados na cultura da empresa e sejam realmente eficazes em reduzir perdas.

Pessoas

Empresas são formadas por pessoas e, portanto, é fundamental compreender que tudo depende delas. Muitas vezes, nos esquecemos de que a prevenção de perdas depende de uma mudança fundamental na cultura organizacional. Sem uma equipe comprometida, engajada com os ideais da empresa e satisfeita com seu trabalho, fica difícil desenvolver qualquer outra ferramenta do pentágono descrito.

Uma cultura organizacional eficaz é capaz de reduzir duas importantes perdas: as administrativas e as de produtividade. Para minimizá-las, é necessário oferecer treinamentos efetivos que capacitem os colaboradores a operarem as ferramentas de prevenção de perdas. Afinal, são eles que fazem com que tudo aconteça.

A implementação de uma cultura de prevenção de perdas que reconheça e recompense o progresso é fundamental. Ao mesmo tempo, é necessário punir adequadamente os funcionários que adotem posturas inadequadas em relação aos ativos do negócio, tais como violação de estoque, roubo de tempo e fraudes. Para isso, um bom controle de dados no setor de Recursos Humanos é imprescindível.

Informação

A constante auditoria dos processos e a extração de informações valiosas são fundamentais para todas as fases da metodologia. Dentre esses elementos, o inventário de estoque é de extrema importância para a tomada de decisões na prevenção de perdas em todas as vertentes.

Um bom inventário de estoque permite o controle de furtos e quebras, além de fornecer informações cruciais para estudar os processos de compras, evitando rupturas de estoque, descontrole de logística, produtos vencidos ou deteriorados.

Além disso, a ferramenta nos permite medir níveis de fraude por devolução, reembolso e troca, o que contribui significativamente para a redução das perdas. Em breve, publicaremos um material completo sobre a importância do inventário de estoque, fique atento!

Tecnologia

Aqui, a tecnologia entra em cena como uma ferramenta fundamental de vigilância e controle, dividida em hardware e software. É importante lembrar que esses elementos devem ser utilizados para aprimorar o processo de prevenção de perdas sem complicá-lo, pois a simplicidade é uma das bases da automação comercial. É inútil aplicar sistemas extremamente complexos que sua equipe não consegue operar.

Circuito fechado de TV, câmeras de vigilância, sistemas de controle de acesso, alarmes, antenas antifurto e etiquetas apropriadas nos produtos são essenciais para proteger ativos e criar um ambiente seguro que inspire comportamentos éticos de todos os envolvidos na loja.

Além disso, os softwares são igualmente importantes. Sistemas de monitoramento de caixa e visualizadores de dados rápidos permitem a ação imediata onde for necessário e se relacionam diretamente com o elemento informação, como vimos anteriormente.

Se você quer saber mais sobre o papel da tecnologia na prevenção de perdas de produtos, confira nosso post sobre o funcionamento das antenas antifurto. É crucial compreender o papel dessas ferramentas no varejo, não apenas para evitar que produtos sejam roubados, mas também para garantir que os clientes se sintam seguros e confiantes ao fazer suas compras.

Indicadores

Indicadores bem escolhidos e mapeados são a base estabelecer metas claras e alcançáveis. Esses indicadores nascem a partir das informações colhidas durante o processo e apontam o caminho a ser seguido. Alguns dos principais indicadores incluem a porcentagem de perdas por setor ou os produtos que mais frequentemente sofrem avarias. Esses elementos são visualmente claros e facilmente compreendidos por todos os envolvidos na cadeia produtiva.

No entanto, este é apenas um breve panorama do vasto universo da prevenção de perdas, um assunto fundamental para qualquer negócio bem-sucedido. Para se aprofundar, recomendamos a leitura dos artigos relacionados em nosso blog. E, em caso de dúvidas na gestão do seu varejo, a Canal Automação está sempre à disposição para ajudar. Acreditamos que sempre é possível melhorar e simplificar os processos.

Aguardamos você em nosso próximo post!