RH

11/06/2020 / 7 meses atrás

Ferramentas de RH que auxiliam na automação, tratamento, centralização e análise de dados

Ferramentas de RH que auxiliam na automação, tratamento, centralização e análise de dados

Por Canal Automação em 18 julho, 2019 - Atualizado e junho,  2020 - * 08 minutos para ler* 

O setor de Recursos Humanos tem um papel indispensável dentro de qualquer organização. Ele é o responsável por gerir o capital mais importante de uma empresa: o humano. Sendo assim, cabe ao departamento não somente executar processos burocráticos — admissões e desligamentos, geração de folha de pagamento, tratamento de ponto, cálculos de horas extras, horas falta, banco de horas etc. —, mas planejar e gerenciar ações estratégicas de clima organizacional que gerem impactos positivos nos resultados das empresas.

Para que o departamento foque na cultura da empresa e no bem-estar dos colaboradores, é fundamental que todos os processos de RH estejam em ordem, pois embora sejam burocráticos, tratam de informações fundamentais para a segurança da empresa e dos colaboradores. Partindo da premissa de que segurança é base de um clima empresarial saudável, cada vez mais as empresas percebem a relevância das ferramentas de RH para automação, tratamento, centralização e análise de dados.

Você conhece e utiliza a automação mais básica de RH que gera imenso valor ao departamento? Continue a leitura e entenda como otimizar a rotina do seu RH de forma fácil e rápida.

Importância da centralização de dados para o RH

Antes de aprofundarmos nosso post nas ferramentas de RH, é importante contextualizarmos a realidade do setor e suas transformações. Antes, o RH era uma área sobretudo operacional, marcada por tarefas repetitivas e burocráticas; atualmente, é peça-chave para empresas atingirem seus objetivos.

O setor saiu de burocrático para estratégico, do administrador de regras da CLT para responsável em desenvolvimento do capital humano. Mesmo em pequenas empresas, cujos setores, por vezes, não são tão delimitados, essas ferramentas possibilitam que o empresário foque no seu negócio, propiciando chances maiores de sucesso.

Mas como garantir o foco no estratégico quando as tarefas operacionais ainda demandam muita atenção e horas de trabalho para serem cumpridas? Chegamos ao ponto! A resposta está justamente no uso de ferramentas de RH que automatizam, tratam e centralizam dados, pois elas otimizam processos e possibilitam análise de dados para utilização do RH estratégico.

Dessa forma, ações que normalmente levariam muito tempo (e tempo é dinheiro!) e esforços por parte do time de Recursos Humanos passam a ser realizadas não só de forma ágil, como também de forma mais segura.

Veja na prática

Para entendermos a importância da centralização de dados de RH, tomaremos como exemplo a gestão de horas extras de colaboradores. Esse processo envolve muitos riscos, como o pagamento menor de horas extras ao colaborador, gerando passivos trabalhistas, ou ainda o excesso de horas extras feitas pela equipe, que extrapolam o orçamento, impactando diretamente no resultado da empresa.

Esses eventos não só comprometem o resultado da empresa a curto prazo pela extrapolação do orçamento, como a médio e longo prazos, em função de possíveis ações trabalhistas decorrentes de erros de cálculo ocorridos no setor de Recursos Humanos. E não acaba por aí, a confiança do colaborador estremecida, com muita frequência, gera queda na produtividade.

Sendo assim, quando os dados de todos os colaboradores são tratado de forma adequada em ferramentas de centralização de RH, é possível observar vantagens como:

  • acesso ágil às informações dos colaboradores,
  • economia de tempo e mão de obra;
  • melhorias no fluxo de trabalho;
  • controle detalhado sobre os processos do setor;
  • segurança das informações.

Esse foi apenas um exemplo de como a centralização de dados traz impactos muito positivos aos processos de RH. De forma geral, seus benefícios são muito maiores:

  • geração de relatórios e produção de estatísticas que auxiliam nos resultados empresariais;
  • insights valiosos obtidos por meio da análise de dados, tornando as tomadas de decisões por parte dos gestores mais acertadas;
  • segurança das informações;
  • credibilidade nos processos;
  • modernidade.

Ferramentas que auxiliam o setor de RH

Ponto eletrônico

Essa é uma ferramenta básica, barata e de enorme importância! O ponto eletrônico é uma solução automatizada de marcação e tratamento de ponto. Essa tecnologia, composta por um relógio de ponto eletrônico e um sistema de tratamento de ponto (ou software de ponto), traz mais segurança para empresa, uma vez que impede fraudes, erros de cálculos de horas, etc, além de otimizar muitos processos.

Imagine você, que durante anos o setor de Recursos Humanos precisou controlar manualmente a folha de ponto de cada colaborador, fazendo cálculos de horas extras, horas faltas, banco de horas, ausências, entre outros, para o fechamento do espelho ponto. Essa era uma ação que demandava muito tempo e esforços repetitivos. Parece inconcebível, não é?

Imagine agora que, embora haja uma solução disponível, bastante acessível financeiramente, muitas empresas ainda não controlam o ponto de nenhuma forma ou controlam manualmente. Pois é! Parece uma decisão equivocada. Hoje em dia, não faz sentido utilizar o método manual, pois essa ‘economia’ custa caro.

As perdas com erros humanos no tratamento do ponto são incalculáveis, pois incluem passivo trabalhistas, falta de controle de horas extras e horas faltas, falta de confiança do colaborador na empresa, custo com mão de obra para executar os processos, e por aí vai. Por isso, é necessário saber tudo sobre o controle de ponto.

Nuvem

As soluções em nuvem (cloud computing) não são nenhuma novidade para o ramo da Tecnologia da Informação. No entanto, seu uso é cada vez mais presente no RH justamente por trazer vantagens operacionais ao setor. A proposta é simples: centralizar a informação em um só lugar, sem a necessidade de armazenamento em servidor local .

Com o armazenamento em nuvem, os documentos permanecem seguros em um único lugar, permitindo o acesso a qualquer documento, a qualquer hora e local, além da fácil integração com outros dados da empresa. Com essa tecnologia, temos flexibilidade, mobilidade e organização para lidar com as demandas diárias do setor.

Software de recrutamento e seleção

Os processos de recrutamento e seleção estão diretamente ligados ao sucesso do negócio. Isso porque, trazendo as pessoas certas para a empresa (ou seja, os colaboradores mais preparados e alinhados à missão, ao objetivo e à cultura organizacional), as chances de sucesso da empresa aumentam exponencialmente.

Se antes o procedimento de recrutamento e seleção demandava a análise de pilhas de currículos, elaboração de planilhas no Excel e envio manual de e-mails, hoje, é possível conduzir todas essas tarefas de forma automatizada e otimizada, contando com um bom software de recrutamento e seleção.

Centralizando todas as informações e fazendo a análise dos dados, o sistema auxilia o profissional de RH a fazer escolhas seguras com mais agilidade e precisão.

Big Data

Big Data consiste na armazenagem e análise de uma grande quantidade de dados vindos das mais diversas fontes. Com isso, é possível obter informações valiosas que baseiam a tomada de decisões dentro da empresa. Trata-se de uma prática que já é realidade em diversos setores, como Marketing, Vendas e, é claro, RH.

No setor de Recursos Humanos, existe um grande volume de dados disponíveis (em planilhas, documentos, sistemas etc) dos quais podem ser extraídos insights importantes para a própria gestão de pessoas e para o negócio no geral. Aqui, algumas aplicações do Big Data para RH incluem:

  • análise de talentos;
  • análise preditiva;
  • processos de contratação inteligentes;
  • avaliação de desempenho etc.

People Analytics

Assim como o Big Data, o People Analytics também envolve a análise de uma grande quantidade de dados, mas com o objetivo de obter informações importantes dos times de trabalho, de modo a criar estratégias de melhorias para possíveis problemas de engajamento, motivação etc.

Para isso, é necessário escolher as fontes de coleta (de acordo com as necessidades e os objetivos da empresa) e investir em um software que faça o cruzamento dos dados adquiridos. Em outras palavras, podemos afirmar que o People Analytics é o Big Data utilizado para traduzir comportamentos em informações gerenciais preciosas.

Sem o auxílio das ferramentas de RH para a centralização e análise de dados, as chances de que os processos do setor sejam comprometidos são muitas — afinal, essas tecnologias vieram para auxiliar os profissionais em suas tarefas, otimizando tempo e garantindo a segurança de ações mais acertadas. Sendo assim, não adotá-las na rotina do departamento é uma atitude que precisa ser repensada.

E você, conhece outras ferramentas de RH que merecem entrar para a nossa lista? Deixe seu comentário no post e participe da discussão!

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